약어는 짧고 기억하기 쉬워야 합니다
약어는 빠르게 입력하는 목적이므로 긴 한글 초성보다 짧은 영어 약어가 실무에서 유리합니다. 예를 들어 인사말은 ``hi, 배송 안내는 ``ship, 반품 안내는 ``return처럼 의미가 바로 떠오르는 방식이 좋습니다.
문의 유형별로 분리하면 실수가 줄어듭니다
배송, 반품, 교환, 재입고, 주문 변경, 불량 문의처럼 상황별로 묶으면 새 문구를 추가할 때도 관리가 쉬워집니다. 답변 문구는 고객에게 바로 보내도 어색하지 않게 자연스럽고 짧은 문장으로 유지하는 것이 좋습니다.
처음에는 20개만 정리해도 충분합니다
처음부터 모든 문의를 자동화하려고 하면 관리가 복잡해집니다. 하루에 가장 많이 쓰는 인사말, 배송 안내, 교환 안내, 반품 접수, 주문 변경, 재입고 문의 답변부터 정리하면 체감 효과가 빠릅니다.