답변은 세 부분으로 나눕니다
첫째, 문의를 확인했다는 짧은 반응. 둘째, 처리 기준과 필요한 정보. 셋째, 다음 단계 안내입니다. 이 구조를 유지하면 고객이 해야 할 일이 분명해지고, 판매자도 반복 설명을 줄일 수 있습니다.
반품 문구와 교환 문구는 분리해야 합니다
반품은 회수, 환불, 검수 기준이 중요하고 교환은 재고, 재발송, 옵션 확인이 중요합니다. 비슷해 보여도 필요한 정보가 다르기 때문에 약어도 따로 두는 것이 안전합니다.
약어로 관리하면 말투가 흔들리지 않습니다
예를 들어 반품 접수는 ``return, 교환 안내는 ``exchange, 불량 확인 요청은 ``defect처럼 나누면 상황에 맞는 문구를 빠르게 불러올 수 있습니다. 고객 이름이나 주문번호처럼 바뀌는 부분만 마지막에 보완하면 됩니다.